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采购管理师综合评审:亚星的购销比价管理

发表时间:2018-8-2  浏览次数:4551  
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亚星集团是全国100家重点化工企业之一,它目前的主导产品氯化聚乙烯,产量居全国第一、世界第二。它最重要的成功经验就是:购销比价管理。通过此项措施,5年来节支7092万元,采购节支占公司利润的44%。

一、 采购成本测算

亚星公司对主要原辅材料的价格,根据对倒推测算成本的价格、上年实际采购的平均格及上年最后一个月的平均价格进行分析而定。例如某种物资1998年平均采购价格为248元/吨,1998年12月份平均价格为238元,而生产该种产品的成本倒推最高限价不能突破250元,经分析为确保该种产品的目标,确定最高采购价位230元的目标。

二、 物资采购部门承包管理

亚星公司对物资采购部门实行承包。公司采取年度承包、分月考核、年终统算的方式,规定如果完成年度承包目标,负责人年收入为公司职工收入的2~5倍,部门人员的奖金收入为一线生产人员的2倍。年度考核的主要指标是主要原辅材料的采购价格和采购质量。公司供应处1998年采购成本下降了9.5%,大大超过了下降2%的承包目标,但由于在采购质量上出现过三次不合格,而被扣除了40%的奖金。

在备品备件采购、设备招标方面,为企业节约资金、取得明显经济效益的,实行单项奖励,但必须是经审计确认后。对承包修理费用目标,按节约额的4%给予提奖。对于市场价格信息了解及时、向公司建议后带来明显经济效益的进行单项奖励。例如,1998年信息中心从网上获悉,湖南一家公司生产的阀口袋比亚星公司目前使用的每条便宜0.75元,按全年计算可节约75万元。企业采纳了这条信息后,对发现和提出这条信息的人给予了一定的奖励。对采购环节的验收、检验、入库等,各部门按各自在“购销比价”体系中的职责考核;对非法私自收受回扣、损公肥私、高价采购商品、泄露采购物资控制价格机密的,给予通报批评、调离岗位、罚款、记过、除名等处分。

三、 比价采购

亚星公司在开展比价采购工作中主要采取了以下做法。

1.采购决策民主公开

采购是企业经营管理的关键环节,在采购管理方面建立科学的决策制度至关重要,亚星公司的采购决策制度具有下列特点:

(1)针对采购管理上权力集中在个别人手里、可暗箱操作等问题,提出了“集中的权力分散化,隐蔽的权力公开化”。

(2)建立健全了采购组织保证体系,成立了以总经理为组长,副总经理和计划、财务、审计、供应、采购、质检、物管、企管、信息中心等部门负责人为成员的公司价格监控领导小组。

(3)采购的重大事项由领导小组集体研究决定,民主决策,明确各级管理者和职能部门在采购管理上的职责,相互制约,监督到位。

(4)采购价格的制定和实施做到决策程序透明,价格内部公开;物资采购价格的决策根据采购物资类别和金额的大小,实行分类管理。

(5)主要生产消耗物资价格的制定,首先由供应部门提出建议,提交经营调度会研究,主要副总经理审核;同时审计处物价科和公司信息中心根据所掌握的市场价格信息将同类产品的市场价格及分析情况直接提供给总经理;最后,经营副总经理审核的价格与总经理掌握的价格拿到经理办公会(成员即是价格监控领导组成员)上商议,比价后总经理签字形成价格表,供应部门严格执行。

其他采购物资的价格确定,5000元以下的由供应部门处级负责人确定,5000~30000元报分管副总经理审定,30000元以上的报总经理审定,但无论金额大小,都同样受到审计处物价科的过程监督。

2.采购比价管理制度

亚星公司制定了10多项旨在建立和完善采购比价管理的规章制度,主要有如下几项:

(1)《物价管理条例》规定采购价格的制定程序,最高、最低限价的控制权限,价格审核程序,管理机构的设置及其基本职能和考核奖惩办法等。做到每一种物资采购都要选择两家以上的供货单位,同样产品比质量,同样质量比价格,同样价格比信誉。

(2)《定点采购物资暂行办法》确定经产品质量认证和ISO  9000质量保证体系进行认证采购,因特殊情况确需到非定点单位采购的,规定了严格的审批程序,未经批准从非定点单位采购的要严加处罚。

(3)《经济合同管理规定》凡采购单价在5000元以上的物资都必须签订合同,重大经济合同的签订要由供应、技术、审计等有关部门人员参与,严禁与“皮包”公司签订物资采购合同或发生贸易关系。基建和技改项目积极利用招投标方式采购,大型设备和成套设备要求必须公开招标。

(4)《工程造价管理办法》严格执行“四个不准”,即工程预算不经审计不准签订合同,不签订合同不准预付款,工程项目建设资金无来源和开工前手续不经审计不准开工,工程决算不经审计不准办理结算。

3.独立的采购审计

审计处物价科对采购价格行为实行过程监督,对违反规定或不合理的采购价格具有否决权。

(1)采购计划审核:计划处对分厂、车间、供应处、设备处、物管处所报物资采购计划进行分口分类把关和汇总后,在分管副总经理审核前要报审计处物价科审核一次。

(2)价格审核:物资采购部在最终确定主要物资供货前,需填报《采购物资价格申报单》,内容包括物资名称、规格、型号、数量、单价、技术需要、供货单位及货比三家的情况,采购物资高于控制价格,要重新报批。

(3)票据审核:所采购物资须经审计处对合同、增值税发票、《采购物资价格申报表》和《检验报告表》等进行审核确认,达到价格和质量要求,审计处物价科除开具《采购物资审核通知单》外,还要在购货发票上加盖《审计专用章》,财务部门方可办理结算付款手续。

 4.采购信息网络

  亚星公司高度重视市场价格信息的收集与处理,在公司信息中心建立了物价信息收集网络,加入国际互联网,及时获得国内外产品价格信息资料,为全公司提供信息服务。在经营公司设立了综合处,负责市场价格的调研与信息的收集、处理。作为公司价格监控常设机构的审计处物价科,通过阅读大量信息报刊,建立价格信息网络和台账,将大宗物资的采购价格和商品销售价格输入微机进行追踪管理,以便随时掌握市场价格信息变化,为领导决策和价格审核提供可靠依据。为使信息资源得到充分利用,公司内部还建立了部门之间的信息交换、沟通和反馈制度,保证采购比价管理得到及时的信息支持。

5.采购物资质量检验

所有采购物资,都要经过严格的质量检验或验证,对主要原辅材料严格实行“封闭式检验”。主要程序是:进厂物资首先由物管处开临时收据,然后通知质检处派人员检验,供货单位、采购部门、车间人员不得介入检验过程,以确保检验真实准确和公正无私。样品检验后均留样存档,以备定期复查。物管处拿到合格的《检验报告单》方可办理入库手续,达不到质量要求的,按规定进行退货或折价处理。定点单位两次供货不合格的,取消供货资格。

6.建立采购台账制度

为了便于对采购价格的事后监督审计,亚星公司在物资采购部门建立了采购价格的事后监督审计和采购台账制度,每一笔采购业务都要有记录。同时,每一名采购人员也都有一本业务记录手册,对自己经手的业务包括供货单位名称、商品名称、规模型号、价格、质量、付款方式等要有详细的记录。对可以轮岗的采购人员实行岗位轮换制度,以回避人情关系,实行交叉监督。人若换岗,台账保留,一旦发现问题可以追溯责任到人。

7.采购承包责任制

亚星公司将约束激励机制引入采购比价管理中,实行采购承包责任制,制定考核细则,严格奖惩并兑现。规定凡实际采购价低于最高控价的,按节约额比例提奖。对于市场价格信息了解及时,向公司建议后带来明显经济效益的,秉公办事成绩突出的,均视情况给予适当奖励。对非法私自收受回扣、损公肥私的,不经批准高价采购商品的,根据情节轻重给予通报批评、调离岗位、罚款、记过、除名等处分。考核工作每月进行一次,由审计处负责评价,企管处负责具体实施。

8.采购预算体制:亚星公司内部实行以财务管理为中心、以资金管理为重点、“三统一分”的财务管理体制,即统一财务机构职能、统一资金管理与协调、统一财务人员配备、成员企业分别独立核算的体制。同时公司实行全面预算管理体制,使采购管理做到始于预算、终于预算,物流与资金流同步控制。这是亚星公司采购比价管理成功的重要基础。集团公司财务中心把记过严格培训的会计人员派到供应、基础、设备等资金输入、输出部门工作,这些人员对各项资金收支情况进行分析、登记、管理和核算,对各项经济活动实施会计监督,规范了现金往来管理,避免了应收、应付款不合理滞欠,把住了双向的资金关口。

问题1:制定采购成本控制方案的基本步骤是什么?(15分)

问题2:针对成本中较大的差异,应采用哪些程序?(5分)

问题3:采购中强调以成本测算为主导容易带来什么问题,案例中的亚星集团是如何做的?(10分)

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